Kas darba devējam ir jādara, ja darbinieku sociālā nodrošinājuma numurs ir nepareizs?

Kad jūs pieņemat darbā mazo uzņēmumu darbinieku, jums jāpārbauda darbinieka sociālā nodrošinājuma numurs. Lūdziet Sociālās drošības pārvaldei piekļuves kodu tās tiešsaistes sociālās apdrošināšanas numuru verifikācijas pakalpojumam. Jums par šo pakalpojumu nav jāmaksā. Jūs ievadāt darbinieka informāciju, lai pārliecinātos, ka tas ir pareizs. Ja tā nepārbauda, ​​jums ir jāveic vairākas darbības.

Salīdziniet ar saviem ierakstiem

Apskatiet savu darbinieku ierakstus un pārliecinieties, vai neesat ievadījis drukas kļūdu sociālā nodrošinājuma numurā vai nosaukumā, ievadot šo informāciju verifikācijas pakalpojumā. Ņemiet vērā jebkuru defisiņu nosaukumu un mēģiniet pārbaudīt darbinieku ar dažādām rakstībām. Tāpat mēģiniet iekļaut vidējo vārdu, lai turpmāk identificētu darbinieku.

Vai darbiniekam ir jāpārbauda informācija

Palūdziet darbiniekam pārbaudīt savu sociālās apdrošināšanas karti un pārliecināties, vai jūsu numurs ir pareizs. Apskatiet arī to, kā vārds uzrakstīts uz sociālās nodrošināšanas kartes. Veiciet nepieciešamās izmaiņas jūsu darba dokumentos un atkārtoti iesniedziet informāciju sociālās apdrošināšanas numuru verifikācijas dienestam.

Iegūstiet jaunu informāciju

Uzdodiet darbiniekam doties uz vietējo Sociālās drošības pārvaldes biroju, lai iegūtu pareizu informāciju, ja jūsu ieraksti un sociālās apdrošināšanas karte atbilst, bet netiks pārbaudīta. Darbiniekam vajadzētu atgriezties pie jums ar labotu informāciju, lai jūs varētu veikt izmaiņas jūsu informācijā un atkārtoti iesniegt to.

Dokumentējiet savas darbības

Ja no darbinieka nevar iegūt pārbaudāmu informāciju par sociālo nodrošinājumu, jums jādokumentē visas darbības, ko esat veicis, lai iegūtu pareizu informāciju. Saglabājiet šo dokumentāciju ar algas uzskaiti vismaz trīs gadus. Jums ir arī jāsaglabā dokumentācija, ja nevarat sazināties ar darbinieku, lai iegūtu labotu informāciju.

Sūtīt jaunu veidlapu W-2

Ja esat jau nosūtījis W-2 veidlapu ar nepareizu informāciju, iesniedziet veidlapu W-2c. Tas ir labots algas un nodokļu pārskats. Nosūtīt šo veidlapu Sociālās drošības administrācijai. Informācija šajā veidlapā aizstās sākotnējo informāciju, ko nosūtījāt.

Iekšzemes drošība

Jūs varat pārbaudīt informāciju darbiniekiem, kuri aizpildījuši I-9 veidlapu. Šī veidlapa pārbauda, ​​vai darba ņēmēji ir tiesīgi saņemt darbu. Jūs varat iesniegt darbinieka sociālās apdrošināšanas numuru pārbaudei tiešsaistē, izmantojot vietējās drošības departamenta pārvaldīto E-Verify vietni. Jums nav jāmaksā maksa par šo pakalpojumu.