Kāds ir sapulces mērķis bezpeļņas organizācijām?

Katram bezpeļņas uzņēmumam ir jāsāk protokoli savās sanāksmēs. Protokols ietver pamatinformāciju, piemēram, sanāksmē pieņemtos lēmumus, pārskatu par apspriestajiem jautājumiem un uzdotos jautājumus. Citiem vārdiem sakot, jums nevajadzētu pierakstīt visu, ko dzirdat, bet jums vajadzētu to rūpīgi apkopot. Svarīgās sanāksmēs apsveriet arī sarunas ierakstīšanu, lai sajaukšanas gadījumā varētu atgriezties pie tā.

Atbalsts ar plāniem

Sanāksmju protokoli sniedz vērtīgu informāciju par to, kādas izmaiņas notiek organizācijā. Lēmumu un paziņojumu ierakstīšana ieinteresētajām personām sniedz atgādinājumu par notikušo, palīdzot tiem plānot. Apspriežot plānus kopīgi, ieinteresētās personas var atsaukties uz protokoliem, lai atsvaidzinātu savas atmiņas. Aizņemtie vadītāji un darbinieki var atsaukties uz protokoliem pirms apspriešanās, izmantojot protokolu kopsavilkumus, lai sagatavotu savus punktus, lai apspriestu. Tāpat arī pēdējās sanāksmes protokolu pārskatīšana sagatavos darbiniekus nākamajai sanāksmei.

Pierādījumu koplietošana

Tikšanās minūtes palīdz arī bezpeļņas organizācijām sagatavot ziņojumus, lai dalītos ar saviem finansētājiem un citām ieinteresētajām personām, piemēram, kopienām, ar kurām viņi strādā. Protokols sniedz pierādījumus, kas apstiprina progresu, vai vismaz piekrīt diskusijai. Šīs informācijas apmaiņa palielina organizācijas pārredzamību, kas var mudināt ieinteresētās personas turpināt atbalstīt organizāciju. Pēc raksta informācijas veidlapas formātā, kopīgojiet informāciju no sapulces protokoliem savā bezpeļņas biļetenā. Tas ir vienkāršs veids, kā regulāri sasniegt daudzas ieinteresētās personas.

Sekošanas progress

Līdzīgi, saglabājot minūtes failā, jūsu organizācija un ieinteresētās personas var sekot jūsu organizācijas progresam. Visu gadu izmantojiet protokolus, lai sagatavotu protokolu, piemēram, ikgadējai valdes sanāksmei. Saglabājiet visu jūsu sanāksmju protokolus no savas organizācijas sākuma. Atskatoties no vecajām minūtēm, varēsiet ilustrēt, kā jūsu organizācijas vīzija var būt mainījusies, un kā tā var būt paplašinājusies. Protokols var sniegt ieskatu par to, kā ir attīstījusies arī politika un procedūras. Minūtes arī izveido papīra taka, lai IRS vai citas ieinteresētās puses varētu sekot.

Strīdu risināšana

Sanāksmju protokoli arī palīdz atrisināt jebkurus strīdus, kas rodas, vai jebkurus aizmirstības gadījumus. Precīzas minūtes parādīs, kas, piemēram, ir atbildīgs par konkrētiem uzdevumiem. Protokols arī parāda, kāpēc jūsu organizācija ir pieņēmusi dažus lēmumus. Tādā veidā bezpeļņas uzņēmums neatkārtos pagātnē izdarītās kļūdas, bet vienlaikus var izmantot labus lēmumus, lai informētu par turpmākajām darbībām.