Kas nav piemērots biznesa vēstulē?

Gandrīz visi raksta biznesa vēstuli agrāk vai vēlāk. Daži iemesli ietver informācijas pieprasījumus, atbildes uz darba pieteikumiem vai atbildi kādam, kas kritizē uzņēmumu. Jebkurā iespējamajā situācijā vislielākā profesionālisma atšķirība ir tā, kā lietas tiek norādītas. Lai izvairītos no jebkādas neatbilstošas, rodas labāks kopējais iespaids.

Izvairieties no negatīva toņa

Biznesa vēstule prasa pieklājīgu toņu, saka Dana Lynna Driskola no Purdue tiešsaistes rakstīšanas laboratorijas. Sirsnība arī valodā ir svarīga, lai gan jums vajadzētu izvairīties no pārlieku pieklājīgas valodas, tāpēc burts nav skanīgs. Turklāt Driscoll atzīmē, ka pārlieku pārliecinoša rakstīšana biznesa vēstulē dod iespaidu, ka uzņēmums vai persona ir augstprātīgs. Rediģēšanas laikā izlasiet vēstules teikumus no ārpuses perspektīvas. Tas palīdz noteikt lasītāja potenciālo iespaidu.

Izvairieties no diskriminējošām atsaucēm

Personai vai uzņēmumam nekādā gadījumā nedrīkst izmantot diskriminējošu valodu biznesa vēstulē. Visas atsauces, kas tiek uzskatītas par seksistiskām vai reliģijas vai etniskās piederības diskrimināciju, ir jāizvairās. Daži piemēri, kā to izvairīties, ir tādi termini kā „meitenes” vai atsauces uz kāda cilvēka vecumu. Izvairieties no tādu vārdu lietošanas, kas nevajadzīgi nozīmē dzimumu. Ja nezināt saņēmēja dzimumu, ievadā iepazīstieties ar neitrālu sveicienu „To, kam tā var attiekties”.

Izvairieties no pasīvās balss

Ziemeļkarolīnas Universitāte Chapel Hill atgādina rakstniekiem par biznesa vēstulēm, lai izvairītos no pasīvās balss izmantošanas. Pasīva balss padara vēstuli nepārprotamu, tāpēc nav skaidrs, uz ko attiecas vēstule. Tas arī padara biznesa vēstuli mazāk personisku.

Negatīvā vēstulē izvairieties no negatīvas vēstules

Dažos gadījumos uzņēmuma vēstule būs negatīva. Daži piemēri ietver darba pieteikuma noraidīšanu vai pieprasījuma noraidīšanu. Ir svarīgi saglabāt patiesi toni šādā situācijā un neizmantot negatīvus vārdus. „Paldies” izmantošana atvēršanā ir izdevīga, kam seko skaidrs skaidrojums par to, kāpēc pieprasījums vai pieteikums tiek noraidīts. Turklāt, ja konkrētas problēmas tiek risinātas pret personu, norādiet tās profesionāli, lai tās netiktu izklausītas personiski. Piemēram, izvairieties no “I” vai citu tiešu atsauču izmantošanas uz konkrētu personu.