Kas ir nepieciešams labai grāmatvedības sistēmai?

Uzturēšanās uz uzņēmuma finansēm ir ļoti svarīga, un jo lielāks ir uzņēmums, jo grūtāk ir sekot ienākumiem, izdevumiem, aktīviem un saistībām. Laba grāmatvedības sistēma ir jebkura lieluma uzņēmumiem obligāta, bet ar plašām tirgū pieejamām iespējām uzņēmēji var cīnīties, lai noteiktu, kura sistēma ir vislabāk piemērota viņu uzņēmumiem. Labas grāmatvedības sistēmas vajadzīgo elementu izpratne var būt stabils sākumpunkts, salīdzinot dažādas tirgus iespējas.

Precīza grāmatvedība

Precizitāte, iespējams, ir svarīgākais labas grāmatvedības sistēmas elements. Lai būtu vērts savu laiku un ieguldījumus, grāmatvedības sistēmai ir jābūt precīziem un aktuāliem atlikumiem atsevišķos kontos un virsgrāmatā. Atšķirības var rasties datu bāzu korupcijas, servera problēmu vai komunikāciju kļūdu dēļ starp ārējām integrētām sistēmām, bet labai grāmatvedības sistēmai vajadzētu būt spējīgai identificēt un labot, vai vismaz karogu, kļūdas, kas var izraisīt datu neprecizitāti.

Robusts pārskats

Visās grāmatvedības sistēmās jāietver spēja radīt pamata finanšu pārskatus - peļņas vai zaudējumu aprēķinus, bilances, naudas plūsmas pārskatus un pašu kapitāla pārskatus. Laba grāmatvedības sistēma ietver stingrākas ziņošanas funkcijas, kas ļauj lietotājiem izveidot pielāgotus pārskatus, izmantojot jebkuru sistēmas datu kombināciju. Piemēram, laba sistēma varēs izveidot pārskatu, kurā norādīts konkrētu produktu pārdošanas apjoms konkrētiem klientiem jebkurā laika periodā vai citā veidā, norādot pārdevēja pirkuma izmaksu izmaiņas konkrētiem krājumu posteņiem laika gaitā. Jo spēcīgākas ir ziņošanas iespējas, jo vairāk informācijas sistēma var sniegt iespējas efektīvāk pārvaldīt finanses.

Integrētās funkcijas

Labākās mūsdienīgās grāmatvedības sistēmas ietver plašu integrācijas iespēju klāstu, kas nodrošina papildu efektivitāti. Meklējiet sistēmas, kas ietver tādas funkcijas kā automātiskā pārbaude drukāšanai, rēķinu skenēšana digitālai uzglabāšanai un automātiskie konta atjauninājumi, pārdošanas vietu sistēmas integrācija vai attāla piekļuve, izmantojot mobilās lietotnes. Šāda veida integrētās funkcijas var ievērojami samazināt laiku, kad grāmatvedības darbinieki pavada manuālus uzdevumus, piemēram, ievadot darījumus un apstrādājot algas čekus.

Revīzijas funkcijas

Sistēmas mēroga revīzijas funkcijas ir būtiskas, lai nodrošinātu patiesi labu un uzticamu grāmatvedības sistēmu. Lai gan sistēma nevar pārbaudīt savus ierakstus pret bankas izrakstiem un fizisko inventarizāciju, tajā jāiekļauj detalizēti lietošanas ieraksti, ko var izmantot, lai izsekotu avotu, laiku vai lietotāju, kas atrodas aiz izmaiņām sistēmā. Tas ļauj jums izsekot datu avotu avotiem, kad tie rodas, potenciāli ietaupot daudzas vilšanās stundas nākotnē.

Mērogojamība

Mērogojamība ir labu grāmatvedības sistēmu pazīme. Pat sistēmām, kas īpaši paredzētas maziem uzņēmumiem, vajadzētu būt spējīgām mērogot un augt līdzās uzņēmējdarbībai. Meklējiet sistēmas, kas neierobežo vienlaicīgu lietotāju, kontu vai programmatūras licenču skaitu, kā arī tās, kas paredzētas efektīvai darbībai ģeogrāfiski izkliedētu uzņēmumu tīklos.