Grūts intervijas jautājumi izpildu asistentiem

Lai gan lielākā daļa interviju ir vērstas uz kandidāta pieredzes, izglītības un fona apgūšanu, vadītāja asistenta intervijai ir vēl viens līmenis - detalizēta kompetence, konfidencialitāte un taktika. Kļūdaini hipotētiski jautājumi, lai intervētu kandidātus, palīdzēs iegūt padziļinātu izpratni par viņu spēju uzņemties kritiskākos izpildvaras līmeņa uzdevumus.

Vispārīgi ievadjautājumi

Tā ir laba ideja, lai izveidotu pamatu grūtiem interviju jautājumiem, uzdodot tipiskus “zinošus” jautājumus par izglītības pilnvarām, kā arī viņas pieredzi darbā augstākā līmeņa vadītājiem. Jautājiet par nodarbinātības ilgumu un kāpēc pieteikuma iesniedzējs atstājis iepriekšējās amata vietas. Tas palīdzēs jums novērtēt, cik labi viņa rīkojas ar stresu, un, ja ir mīkstinoši faktori, kas var paaugstināt sarkano karogu; piemēram, ja pieteikuma iesniedzējam nav spējas rīkoties ar vilšanos, saspringtiem termiņiem vai vairākiem vienlaicīgiem uzdevumiem.

Konfidencialitāte

Izpildu asistentam bieži uzdod pienākumus, kas saistīti ar zināmu konfidencialitāti. Vadošajam asistentam var būt nepieciešams izmantot kredītkartes, lai viņa varētu veikt ceļojuma organizēšanu, viņai var būt nepieciešams apskatīt personīgo e-pastu un saraksti, vai arī viņai var būt nepieciešamas minūtes sanāksmēs, kurās ir jutīgs temats. Uzdodiet jautājumus par to, kā pieteikuma iesniedzējs rīkosies ar šāda veida atbildību:

  1. Kāda veida informāciju jūs uzskatāt par ļoti jutīgu vai konfidenciālu?

  2. Kā jūs apstrādājat datnes, e-pastus vai izdrukas, kas satur sensitīvu vai patentētu informāciju?

  3. Ja kāds kolēģis jautāja jums par biroja baumām par savu priekšnieku, kā jūs atbildētu?

Saziņa

Vadošajiem asistentiem ir nepieciešamas stabilas, augsta līmeņa komunikācijas prasmes, lai viņas varētu efektīvi pārstāvēt jūs un uzņēmumu gan iekšēji, gan ārēji. Papildus izņēmuma rakstīšanas prasmēm un telefona etiķetei, pieteikuma iesniedzējam arī jābūt iespējai būt pārliecinošam, kad tas ir nepieciešams, vienmēr, kad nepieciešams, un profesionāli. Šeit ir daži sarežģīti jautājumi, kas jāuzdod:

  1. Pastāstiet man par laiku, kad strādājāt ar neapmierinošu un karojošu klientu, kurš neatbildētu uz "Nē".

  2. Paskaidrojiet, kā jūs izslēdzat sapulces pieprasījumu jūsu priekšnieka vārdā.

  3. Ja jūsu priekšnieks lūdz, lai jūs mēģinātu nodrošināt tikšanos ar grūti sasniedzamu izpildvaru, aprakstiet, kā jūs to darāt.

Vairāku uzdevumu veikšana

Izpildu asistentam uzdod ne tikai daudzuzdevumu, bet arī izdomāt, kā noteikt prioritātes uzdevumiem, kas var būt strauji mainīga darba vide. Lai uzzinātu, kā viņa ieplāno plānošanu, uzdodiet viņai šādus jautājumus:

  1. Ja jūs atbalstāt izpildvaru, kas tiek aicināta piedalīties divos augsta līmeņa runājošos pasākumos vienlaicīgi, kā jūs žonglēt grafiku, lai pielāgotos abiem pieprasījumiem?

  2. Ja valdes sēde ir ilga un jūsu priekšnieks ir novēlojis citu iecelšanu citā pilsētas pusē, kā jums izdodas pārliecināties, ka viņa atbilst abām saistībām?

  3. Ja jums ir 12 tālruņa zvani, lai atgrieztos, kā jūs prioritāti piešķirat tiem, kā tos risināt?

Ātrā tempā vide

Organizatoriskās prasmes ir izšķirošas, lai izpildu asistents darbotos strauji attīstītā darba vidē. Uzziniet, cik labi jūsu kandidāti rīkojas ar stresu, uzdodot šādus vaicājumus:

  1. Pastāstiet man par laiku, kad jūtaties pārspīlēts darbā un kā jūs atgūties.

  2. Paskaidrojiet, kā rīkojieties ar gaidāmajiem termiņiem, kad rodas ārkārtas projekts, kas prasa tūlītēju uzmanību.

  3. Izklāstiet visefektīvākos veidus, kā esat organizējis sevi, lai palīdzētu jums palikt virs konkurējošu darba vietu prioritātēm.

Pieejamība un elastība

Daži vadītāji strādā tipisku 8 stundu darba dienu, tāpēc izpilddirektoru palīgiem bieži vien arī būs pieejami darbam ārpus darba laika. Lai iegūtu priekšstatu par to, vai kandidāts ir atvērts šāda veida plānošanai, jautājiet:

  1. Kāda ir jūsu filozofija par laiku, kad strādājat mājās, piemēram, naktī vai brīvdienās?

  2. Pastāstiet man, cik elastīgs ir jūsu grafiks.

  3. Apspriediet laiku, kad jūs uzskatījāt, ka jums tiek lūgts pārāk daudz darīt ārpus tipiskās darba dienas vides un kā jūs rīkojāt pieprasījumu.

Protams, būs jūsu uzņēmumam vai nozarei specifiski jautājumi, kurus jūs varētu vēlēties radīt izpildvaras kandidātiem. Lai iegūtu vislabākos rezultātus, uzdodiet atvērtus jautājumus, kas ļauj kandidātiem izvērst savu pieeju, stilu vai darbības metodoloģiju, vai pieprasīt piemērus, kā viņi iepriekš ir rīkojušies līdzīgās situācijās.