Debitoru parādu politika un procedūras

Viena no svarīgākajām biznesa funkcijām ir uzņēmuma ienākumu pārvaldīšana pārdošanas rezultātā. Uzņēmumam ir jāizveido konti klientiem, lai strukturētu maksājumus, un jārisina jautājums par to, vai izsniegt kredītu un kam. Tai ir jāvāc nauda no klientiem, kas ir veikuši pirkumus, un tai ir jāsaskaņo rēķini un saņemtie līdzekļi. Visām šīm darbībām ir nepieciešama politika, kas tām dod norādījumus un procedūras, lai noteiktu, kā darbinieki tos īsteno.

Pamatinformācija

Uzņēmumiem ir jālīdzsvaro debitoru parādu iekasēšanas paātrināšana ar iespēju iegūt klientus, izsniedzot kredītu un īstenojot vienkāršus maksājumu noteikumus. Mazajiem uzņēmumiem bieži ir ierobežota piekļuve pašiem kredītiem, un tiem, iespējams, ir jābūt atkarīgiem no nesamaksāto summu ātras maksāšanas. Uzņēmuma politika nosaka debitoru parādu funkciju mērķus un sistēmu no šādu ierobežojumu viedokļa. Kvalitātes jautājumi bieži noved pie novēlotiem maksājumiem, un uzņēmumam ir jāņem vērā klientu apmierinātība savākšanas procedūrās.

Rēķinu pārvaldīšana

Pirmais solis debitoru sistēmas ieviešanā ir rēķinu sagatavošanas politikas un procedūru izstrāde. Uzņēmums var paātrināt vākšanu, izsniedzot rēķinus, tiklīdz pārdošana ir pabeigta. Iekšējai politikai ir jāprecizē, kad pārdošanas nodaļai jāziņo par pārdošanu un kad grāmatvedības dienestam ir jāizsniedz rēķins. Procedūras sīki izklāsta, kas jāietver pārdošanas pārskatā, kā to sagatavot un kur to nosūtīt. Grāmatvedības procedūras sniedz informāciju par rēķinu sagatavošanu, verifikāciju, datu ievadīšanu grāmatvedības programmatūrā un rēķinu nosūtīšanu.

Kredīta pārvaldīšana

Ja vien klienti ne vienmēr maksā iepriekš, tie parasti saņem kredītu, vismaz līdz brīdim, kad viņi maksā rēķinus. Klientiem, kas saņem kredītu, ir jābūt kontiem, par kuriem uzņēmums ir veicis kredīta pārbaudi un kuru tā uzrauga, lai veiktu tūlītēju samaksu. Uzņēmuma politika nosaka, kuri klienti var atvērt kontus, kāda veida kredīta apstiprināšanas process ir piemērojams un kādi ir vajadzīgie kredītstandarti. Procedūras sīki izklāsta informāciju, kas nepieciešama no klientiem, kuri veic kredīta pārbaudi un kā. Konta uzturēšanas procedūras sniedz detalizētu informāciju par maksājuma izpildes izsekošanu un to, kā vajadzības gadījumā pārtraukt kredītu.

Debitoru parādu vākšana

Pēdējais posms debitoru sistēmas darbībā ir maksājamo summu iekasēšana pēc iespējas ātrāk. Ja uzņēmums darbojas nozarē, kur standarts ir maksājums 30 dienu laikā, tas var piedāvāt atlaides vai stimulus agrākam maksājumam. Regulāri atgādinājumi klientiem ar nokavētiem kontiem ir efektīvs instruments. Politika nosaka standarta maksājumu noteikumus, atlaides un grafiku atgādinājumiem, kā arī sekas, kas saistītas ar maksājumu kavējumiem. Savākšanas procedūras detalizēti izseko maksājumus, iekļauj ieņēmumus grāmatvedības sistēmā, nosūtot atgādinājumus par novēlotiem maksājumiem un uzsākot papildu iekasēšanas darbības.