Personāla failu politika

Neatkarīgi no tā, vai likums to pieprasa, jums jāglabā personāla dokumenti katram jūsu darbiniekam. Personāla uzskaite var palīdzēt jums pasargāt sevi no darba tiesvedības, piemēram, diskriminācijas vai nepareizas izbeigšanas prasības. Jūsu personāla ierakstu politikai ir jāatbilst spēkā esošajiem federālajiem un valsts tiesību aktiem. Piekļuve failiem ir jāattiecina tikai uz dažiem atsevišķiem indivīdiem.

Failu iekļaušana

Kad jūs pieņemat darbā darbinieku, izveidojiet personāla datni un glabājiet tajā tikai ar darbu saistītus dokumentus. Tas ietver viņas darba aprakstu, darba pieteikumu, atsākt, piedāvāt vēstuli, darba līgumu un veidlapas, kas attiecas uz darbinieku pabalstiem, nodokļu ieturēšanu un darbinieku rokasgrāmatas saņemšanu. Tā kā viņas darbs turpinās, iekļauj dokumentus, kas attiecas uz ikgadējiem pārskatiem, sasniegumiem un balvām, apmācību un semināriem vai semināriem, kā arī uzvedības un apmeklējuma jautājumiem, klientu un kolēģu sūdzībām un disciplinārajiem brīdinājumiem un darbībām.

Atsevišķi faili

Likums par amerikāņiem ar invaliditāti paredz, ka darba devēji, kas strādā, izveido atsevišķu datni darbinieka medicīniskajiem dokumentiem. Viņas medicīniskajai datnei ir jābūt atsevišķā, konfidenciālā mapē, nevis jāatrodas kopā ar pārējiem personāla ierakstiem. Failā jābūt tikai medicīniski saistītiem priekšmetiem, piemēram, jebkuram ārsta paziņojumam, medicīniskai apliecībai un datiem, kas raksturo viņas ģimenes locekļa veselības stāvokli vai slimības vēsturi. Jums ir jāizveido arī atsevišķs fails darbinieka I-9 veidlapai, kurai valdībai ir tiesības pārbaudīt. Tomēr, piešķirot šiem aģentiem piekļuvi personāla ierakstiem, varētu būt pārkāpts jūsu darbinieku privātums. Tāpēc vienmēr glabājiet I-9 veidlapas atsevišķi no personāla ierakstiem.

Piekļuve ierakstiem

Personāla politikā norādiet personas, kas var piekļūt personāla ierakstiem un to iegūšanas procedūrām. Piemēram, jūs varat dot vadītājiem un uzraudzītājiem pieeju, pamatojoties uz nepieciešamību zināt, piemēram, lemjot par to, vai pārcelt darbinieku uz citu nodaļu. Valdības un tiesībaizsardzības pārstāvji, kas pilda savus pienākumus, pēc saviem ieskatiem, pēc darbinieka pieprasījuma vai tiesas pasūtījuma var piekļūt personāla lietām. Piekļuve medicīniskajiem dokumentiem ir jāierobežo tikai ar dažām galvenajām personām, piemēram, jūsu cilvēkresursu vadītāju un uzņēmuma īpašnieku. Valstij var būt politika attiecībā uz to, kas var pārbaudīt darbinieka medicīniskos datus un vai pašreizējiem un bijušajiem darbiniekiem ir atļauts piekļūt saviem personāla ierakstiem.

Ar aizsargātiem un ar darbu nesaistītiem datiem

Atturēties no aizsargātu vai ar darbu nesaistītu datu ievietošanas darbinieka personāla datnē. Tas ietver viņas rasi, dzimšanas datumu, ģimenes stāvokli, imigrācijas statusu, valsts izcelsmi, dzimumu, seksuālo orientāciju, finanšu vēsturi, sociālās apdrošināšanas numuru un apgādājamos. Izveidojiet atsevišķu failu šiem dokumentiem. Nenovietojiet nepamatotu kritiku vai kaut ko, ko nevēlaties, lai žūrija redzētu darbinieka personāla datnē.

Ierakstu saglabāšana

Federālie un valsts likumi nosaka, cik ilgi jums ir jāglabā nodarbinātības uzskaite un to, kā tos izmest, kad ir pagājis saglabāšanas termiņš. Piemēram, „Equal Employment Opportunity Commission” pieprasa, lai darba devēji saglabātu personāla uzskaiti vienu gadu pēc darbinieka izbeigšanās. Jūsu ierakstu glabāšanas politikā jāidentificē persona, kas ir atbildīga par failu uzturēšanu, kā jāizmanto un jāglabā dokumenti un kā tie jāiznīcina federālā vai valsts tiesību aktos. Nepieciešamības gadījumā konsultējieties ar valsts darba departamentu vai advokātu, kas nodarbojas ar ierakstu glabāšanas likumiem, kas attiecas uz jūsu mazo uzņēmumu.