Šķēršļu pārvarēšana panākumiem, izmantojot programmu pārvaldību

Daudzi mazie uzņēmumi ir iepazinušies ar projektu vadības praksi. Taču bieži vien tie nerada programmas pārvaldības rīku, lai nodrošinātu, ka individuālās iniciatīvas sasniedz maksimālo potenciālu lielāka uzņēmuma uzņēmējdarbības modeļa kontekstā. Projektu vadība ir vērsta uz individuālo iniciatīvu plānošanu, izpildi un uzraudzību, savukārt programmas vadība koordinē dažādus projektus, kas ietilpst plašākā grupā. Programmas pārvaldības pievienošana jūsu uzņēmuma rīkam palīdzēs jums izvairīties no problēmām, kas rodas, ja nodaļas vai nodaļas nedarbojas pareizi.

Projektu vadība

Projektu vadība parasti aprobežojas ar vienu iniciatīvu, piemēram, jauna produkta ieviešanu, reklāmas reklamēšanu vai veicināšanu, vienas nodaļas darbības racionalizēšanu vai departamenta personāla reorganizāciju. Atsevišķiem projektiem bieži ir ietekme uz citiem jūsu mazo uzņēmumu aspektiem, taču projektu vadītājiem, iespējams, nebūs uzdevuma analizēt to ietekmi uz citām uzņēmējdarbības jomām un sniegt ieteikumus par izmaiņām šajās jomās.

Programmas vadība

Programmas vadība aplūko atsevišķu projektu ietekmi uz otru un uzņēmumu kopumā. Piemēram, ja projekts ir paredzēts, lai reklamētu jaunu produktu, reklāmas kampaņa var ietekmēt uzņēmuma sabiedrisko attiecību, veicināšanas un pārdošanas centienus. Reklāmas projekta komanda, iespējams, nezina, ka reklāma tiek izveidota ar citu mārketinga komandas jomu. Projekts, iespējams, būs jāpievēršas tiem pašiem patērētājiem ar tādu pašu ziņu kā gaidāmajai PR kampaņai, lai abi nesūtītu dažādus ziņojumus tirgum.

Izveidojiet programmas diagrammu

Atšķirībā no projektu vadības programmas vadība ir ilgstošs, nepārtraukts process, kam nav nepieciešams bieži mainīt. Lai izstrādātu efektīvu programmas vadības sistēmu, identificējiet dažādus departamentus un izveidojiet diagrammu, kas palīdz efektīvi sazināties starp tām. Piemēram, restorānā dažādās nodaļās ietilps virtuve, ēdamistaba, pārdošana un mārketings. Katru reizi, kad kāda no šīm jomām sāk projektu, jūsu programmas pārvaldības diagramma identificēs, kuras citas uzņēmējdarbības jomas jums būtu jāiekļauj savos sakaros. Jūs varat izmantot programmas vadību, lai uzraudzītu savu uzņēmumu vai pārvaldītu īstermiņa saistītu projektu kopumu. Izveidojiet diagrammas gan pašreizējiem, gan pagaidu programmu pārvaldības centieniem.

Identificēt galvenās ieinteresētās personas

Piešķiriet vienu vai vairākus darbiniekus, lai apstrādātu programmas pārvaldības pasākumus. Programmas vadītāja piemērs būtu persona, kas jaunu produktu ieviešanas laikā koordinē komunikāciju starp mārketinga, ražošanas, pārdošanas, IT, finanšu reklāmas, veicināšanas un sabiedrisko attiecību nodaļām. Biroja pārcelšanas laikā programmas vadītājs koordinētu centienus starp projektu vadītājiem, kas ir atbildīgi par pārvietošanās plānošanu, pakalpojumu līgumu izbeigšanu un sarunām, rīkoties ar kustīgiem dienas pienākumiem, IT, cilvēkresursiem un sabiedriskajām attiecībām. Identificējiet katra projekta projektu vadītājus un satiekiet tos ar programmas vadītāju, kurš noteiks savu atbildību par jūsu uzņēmuma programmas vadības funkciju.

Sazināties

Programmas vadība palīdz mazajiem uzņēmumiem pārvarēt panākumu šķēršļus, nodrošinot efektīvus saziņas līdzekļus pirms, pēc un pēc projektiem. Nodrošiniet projekta vadītāju vai projektu vadītāju grupu, lai paziņotu viņiem, kā katrs no viņu projektiem atbilst jūsu lielākiem mērķiem. Piemēram, projekta komandai, kas ir atbildīga par jauna produkta vai pakalpojuma izveidi, jāsaprot uzņēmuma zīmola, ražošanas vai pakalpojumu iespējas un peļņas normas mērķi.

Pēc tam, kad projekta vadītājs iesniedz projekta plānu, tiksies ar citiem programmas vadītājiem, lai viņi varētu pārskatīt un komentēt projektu. Tas palīdz izvairīties no problēmām, kas rodas no projekta dalībniekiem pēc projekta uzsākšanas vai īstenošanas. Noturiet regulāras sanāksmes, lai iesaistītu visus projekta vadītājus.

Cheetah komandas

Programmas vadība ļauj izvairīties no sastrēgumiem projekta laikā, izveidojot "Cheetah komandas", lai pārbaudītu un atrisinātu problēmas, kas varētu apturēt vai nopietni aizkavēt projektu. Cheetah komanda ir maza, īslaicīga personu grupa, kas izskata neparedzētu problēmu un meklē risinājumu, kamēr pārējā komanda turpina citu darbu. Cheetah komandas var būt 10 vai vairāk cilvēku atkarībā no projekta lieluma.

Piemēram, ja jaunā produkta ražošanas procesā rodas problēma, jūs varat ņemt divus cilvēkus no sava dizaina komandas, vienu personu no ražošanas un vienu no mārketinga, lai strādātu ar šo problēmu, kamēr pārējā ražošanas komanda turpina strādāt tās galvenie pienākumi. Mārketings var noteikt, ka produkta iezīme, kas izraisa problēmu, nav nepieciešama maksimālai pārdošanai un to var novērst. Kad Cheetah komanda atrisina problēmu, galvenais ražošanas process varētu būt tuvu pabeigšanai. Ja jūsu mazo uzņēmumu dažādie departamenti ir efektīvi uzturējuši šo projektu, izmantojot efektīvu programmu vadību, jūsu risinājums būs ātrāks.