Biroja reģistrācijas organizācijas padomi

Organizēto failu glabāšana var šķist nogurdinošs darbs; bet ar nelielu plānošanu kopā ar pareizajiem instrumentiem varat viegli organizēt failus un saglabāt tos organizētus. Biroja iesniegšanas pamatprasība ir tāda, ka ikdienas darba datnēm jābūt viegli pieejamām. Vienkāršībai jābūt jūsu mantrai. Jo vienkāršāka ir kartotēka sistēma, jo lielāka iespēja, ka viss birojs efektīvi izmantos sistēmu un palīdzēs uzturēt to kārtīgi un kārtīgi.

Zināt, kā jūs strādājat

Nosakiet savus darba paradumus, lai jūs varētu izstrādāt kartotēku sistēmu, kas atbilst jūsu darbībai. Jautājiet sev, vai jūtaties ērtāk, meklējot failus skaitliski vai alfabēta kārtībā. Vai jūs veicat meklēšanu atbilstoši klientu vārdiem vai kategorijai? Organizācija ir par to, ka vislabāk ir izveidot savu ieradumu sistēmu. Tam vajadzētu būt jūsu pirmajam posmam plānošanas sistēmas plānošanā.

Krāsu kodēšana

Krāsu kodēšanas faili un dokumenti ir lielisks līdzeklis, lai organizētu kartotēkas sistēmu. Piešķiriet konkrētu krāsu katrai uzņēmuma daļai vai segmentam. Piemēram, jūs varat piešķirt sarkanā krāsā visiem ar kontiem saistītus failus un dzeltenus ar debitoru saistītus dokumentus. Lai viegli identificētu kategorijas, izmantojiet krāsainas mapes. Tomēr jūs piešķirat savas krāsas, padariet tās konsekventas un piemērojamas visā uzņēmumā, lai izvairītos no neskaidrībām. Pārliecinieties, lai koplietotu krāsu kodēšanas shēmu ar visiem darbiniekiem. Varat arī iegādāties krāsainas piekaramās mapes ar plastmasas etiķetes tagiem, kas palīdzēs atrast dokumentus. Bez tās lietderības, daudzkrāsu sistēma ir patīkama acīm un var pievienot arī dzīvojamību darba telpai.

Know Your Storage vajadzības

Jums ir arī jānosaka, kādas ir jūsu uzglabāšanas vajadzības. Cik failu jums ir? Cik lielas tās ir? Cik bieži jums ir nepieciešams tiem piekļūt? Jūsu atbildes uz šiem jautājumiem noteiks, kādi uzglabāšanas priekšmeti ir nepieciešami: divu atvilktņu kartotēkas, darbvirsmas failu mapes, sānu atvilktņu skapji utt. Ir pieejamas daudzas atmiņas iespējas. Izvēloties uzglabāšanas iekārtas, paredzēt failu izmēru palielināšanos. Iegādājieties vienības, kas var uzņemt divreiz lielāko daļu no pašreizējiem failiem. Tas samazinās reorganizāciju skaitu.