Kā izsekot aktīviem datorā

Uzņēmuma aktīvu, tostarp datoru un biroja tehnoloģiju, programmatūras, transportlīdzekļu, rīku, mēbeļu un citu ilglietojuma preču izsekošana palīdz izsekot jūsu uzņēmuma vērtībai un kalpo kā inventāra kontroles pasākums. Ja jūs kādreiz esat saskārušies ar nepieciešamību detalizēt biroja saturu pēc zādzības, ugunsgrēka vai dabas katastrofas, ir svarīgi to, kas jums pieder, lai iegādātos to, ko esat pazaudējis. Datortehnoloģiju izmantošana vienkāršo uzskaiti un palielina ieraksta detalizāciju un apjomu.

Aktīvu izklājlapa

Lai gan jūs varat ieguldīt specializētā programmatūrā, lai ierakstītu informāciju par jūsu uzņēmuma aktīviem, Microsoft Excel piedāvā spēcīgu rīku uz datoriem balstītu aktīvu izsekošanu. Ja jūs izveidojat Excel darbgrāmatu, kas veltīta iekārtu nomai un pirkumiem, varat centralizēt savus ierakstus viegli pieejamā formātā un izmantot Excel funkcijas, lai aprēķinātu iekārtu vecumu. Izveidojiet darbgrāmatu ar atsevišķām darblapām iegādātajām un iznomātajām iekārtām vai izmantojiet statusa kolonnu, lai norādītu, kurš ir tas, kurš. Ierakstiet katras iegādes “piecus W” ierakstus - kad, no kuriem un kur jūs to esat ieguvuši, kas tas ir un kam tas ir vajadzīgs - un pievienojiet pašas vienības specifiku, ieskaitot modeļa un sērijas numurus. Ja ierakstāt savus aktīvus ar iekšējiem izsekošanas numuriem vai aktīvu tagiem, ierakstiet šo informāciju arī izklājlapā.

Pirkuma izsekošana

Iegādājoties biroja aprīkojumu, datorus, programmatūru, uzņēmuma transportlīdzekļus vai citus fiziskos aktīvus, jūs varat izsniegt pirkuma pasūtījumus, sagatavot pieprasījumus par pārdevēju priekšlikumiem, apmainīties ar e-pastu par gaidāmajām iegādēm un saņemt izsekošanas datus par produktu sūtījumiem. Saglabājiet šo komunikāciju un dokumentu kopijas datorā mapē, kas īpaši paredzēta aktīvu ierakstiem. Ja jums ir nepieciešams noteikt, kur un kad jūs iegādājāties konkrētu aktīvu, vai nu apdrošināšanas prasībai, vai jebkurai situācijai, kas prasa aktīvu izsekošanu, jūsu pirkuma ieraksti sniedz vērtīgu informāciju.

Fotoattēli un video

Ja neesat izveidojis savu biroja aktīvu vizuālo ierakstu, sāciet ar to, kas jums jau ir un pievienojiet to katrai aprīkojuma iegādei. Šie ieraksti sniedz būtisku informāciju, ja jums ir jāiesniedz apdrošināšanas prasība zādzības vai nozaudēšanas gadījumā. Izmantojiet digitālo fotokameru, lai fotografētu iekārtas, tostarp plāksnes vai uzlīmes tuvplānu, kas parāda katra produkta ražotāju, modeļa un sērijas numurus, kā arī jebkuru citu identifikācijas informāciju. Pārsūtiet fotoattēlus un videoierakstus datorā un iesniedziet tos ar citiem digitālajiem ierakstiem. Izveidojiet atsevišķas mapes katrai iekārtai un pievienojiet apakšmapes, lai turētu konkrētus dokumentācijas veidus. Šie procesi sniedz labāku darbu, ja tiek izmantoti materiālie aktīvi nekā digitālie vai virtuālie aktīvi, piemēram, programmatūra.

Lietotāja rokasgrāmatas

Lai gan dažas uzņēmējdarbības iekārtas vēl joprojām piegādā drukātu dokumentāciju, ražotāji aizvien vairāk paļaujas uz PDF failiem, lai sniegtu lietotāja rokasgrāmatas un mācību rokasgrāmatas. Ja jūs darāt visu, lai jūsu datorizētajā datu glabāšanā iekļautu visus jūsu birojā pieejamos dokumentus, varat saglabāt un piekļūt šiem materiāliem, lai novērstu problēmas un palīdzētu jauniem darbiniekiem iemācīties darboties darba vietā.

Apsvērumi

Digitālie ieraksti jums nav labi, ja vienīgais to eksemplārs pastāv datorā, kas kļūst par apdrošināšanas prasījuma daļu. Saglabājiet seifu vai citu uzglabāšanu ārpus teritorijas, lai saglabātu datorizētu ierakstu digitālo un drukāto kopiju vismaz vienā vietā, kas nav jūsu mājās vai birojā. Varat izvēlēties uzglabāt digitālās dublējumkopijas uz mākoņa bāzes. Kā un kur jūs arhivējat savus ierakstus, saglabājiet vairākas kopijas, lai izvairītos no datu, kā arī savu aktīvu zaudēšanas.