Kā plānot un organizēt darba aktivitātes

Uzņēmumu īpašnieki zina, ka produktivitāte tiek uzlabota ar darbinieku efektivitāti. Palīdzība komandas locekļiem plānot un organizēt darba aktivitātes, kas dod norādes par to, kā noteikt ikdienas uzdevumus un risināt iespējamos šķēršļus. Kad darbinieki ir organizējuši dienas, ir mazāk laika, lai mēģinātu izdomāt nākamo. Gala rezultāts ir mazāk izšķērdētais laiks, uzlabota efektivitāte un paaugstināta produktivitāte. Lai maksimāli palielinātu efektivitāti, vienkārši plānojiet un organizējiet darba aktivitātes.

Noteikt konkrētus uzdevumus

Visu vajadzīgo uzdevumu veikšana visu dienu. Neuztraucieties par organizēšanu šajā posmā. Padomā par visu, kas notiek dienas laikā no staigāšanas durvīs, kafijas pagatavošana un piesakīšanās datorā. Ja tālruņi ir jāieslēdz no balss pakalpojuma, iekļaujiet to kopā ar ziņojumu pārbaudi.

Padomājiet par kartotēku, sasmalcināšanu un inventarizācijas uzdevumiem, kas regulāri rodas. Šī prāta vētras sesija kļūs par pamatu ikdienas aktivitāšu plānam.

Prioritātes un secības uzdevumi

Grupējiet uzdevumus kopā. Var būt uzdevumi, kas jāveic konkrētā secībā vai kopā. Piemēram, var būt virkne darbību, kas nepieciešamas, lai atvērtu biroju no durvju atvēršanas, izslēgtu trauksmi, izslēgtu balss pastu, pārbaudītu ziņojumus un padarītu pirmo kafijas tasi. Iet cauri visam prāta vētras uzdevumu sarakstam un uzdevumiem, kas saistīti ar grupu.

Kad esat izveidojis grupētos sarakstus, kas var būt sākot no atvēršanas, slēgšanas, pārdošanas un servisa uzdevumiem, izveidojiet prioritātes vienumus. Uzrakstiet katru grupēto sarakstu, pamatojoties uz prioritātes secību. Piemēram, iespējams, ka pakalpojuma prioritāte ir atgriezt visas tālruņa ziņas pirmajā atvēršanas stundā. Aicinot piegādātāju par krājumu izmaiņām, pirmkārt, no rīta var nebūt galvenā prioritāte.

Iestatiet reālistiskus grafikus

Ir daži grupēti uzdevumi, kas jāveic konkrētos dienas laikos. Piemēram, uzdevumu atvēršanu un aizvēršanu nevar veikt dienas vidū. Tomēr citiem uzdevumiem ir elastīgs grafiks. Sadaliet dienu uz sadaļām, lai izveidotu rutīnu. Piemēram, pirmās dienas stundas varētu būt veltītas ziņu atgriešanai no balss pasta un e-pasta ziņām. Nākamā stunda varētu tikt veltīta ar pārdošanu saistītiem uzdevumiem, kas seko nākamajām stundām pirms pusdienām, kas paredzētas klientu sanāksmēm.

Padomājiet par labāko laiku aktivitāšu veikšanai. Piemēram, ja jums ir nepieciešams vairāk enerģijas, lai uzrakstītu priekšlikumus, varētu būt labāk šo uzdevumu ievietot agrāk un rezervēt mazāk energoietilpīgus uzdevumus vēlākai dienai, kad jūsu enerģija ir zemāka. Izveidot reālus grafikus uzdevumu izpildei. Piemēram, ja jūs zināt, ka pasūtījumu apstrādei ir nepieciešamas vismaz divas stundas un tās izņemtas tajā pašā dienā, nedodiet sev pēdējās divas stundas pirms piegādes termiņa beigām, lai pabeigtu uzdevumu; iestatiet šo prioritāti agrāk dienā.

Noņemiet iespējamās traucējumus

Ikdienas darba dienā ir tik daudz potenciālu traucējumu. Personīgie mobilie tālruņi, īsziņas, tērzēšanas ziņojumi, sociālie mediji un sērfošana internetā ir milzīgi traucēkļi, taču tie nav vienīgie. Pārmērīgs kafijas pauzes un sarunas ar kolēģiem ievērojami samazina produktivitāti. Iestatiet pārtraukuma laiku un izslēdziet visas ierīces, kas potenciāli var novērst uzdevumu izpildi.

Esiet reāli par ierīču pārbaudi un sarunām ar kolēģiem, bet attīstiet disciplīnu, lai to ierobežotu līdz noteiktam dienas laikam. Daži cilvēki pat izslēdz e-pasta paziņojumus, nosakot konkrētus laikus, lai lasītu un atbildētu uz e-pastu, koncentrējot enerģiju uz tūlītējiem uzdevumiem, nevis mēģinot veikt vairākus uzdevumus.