Kā plānot izklaides konferenci

Plānojot izklaidi konferencē, atcerieties, ka tikai daļa no pasākuma mērķa ir apmeklētājiem izklaidēt. Papildus tam, lai notikums būtu patīkams, jums ir jākļūst par pārdošanas punktu, kas piesaistīs apmeklētājus un sniegs iespējas veidot tīklus un veikt uzņēmējdarbību. Neplānojiet konferenču izklaidi vakuumā - strādājiet ar pasākumu plānotāju, lai noteiktu, kādi elementi padarīs izklaidi atbilstošu konferences mērķim.

Uzziniet mērķi

Pirmais solis konferences izklaides plānošanā ir saprast, kāpēc grupa, kas rīko sanāksmi, vēlas izklaidēties. Izklaide var būt nozīmīga konferences cena, tāpēc ir iespējams, ka galvenais mērķis ir veicināt lielāku apmeklējumu skaitu. Vēl viens mērķis var būt, lai apmeklētājiem dotu iespēju sazināties ārpus semināra un izstāžu centra.

Ziniet auditoriju

Jūsu izklaides izvēle mainīsies jūsu auditorijā. Ja tā ir vecāka grupa, jūs varat vēlēties tradicionālāku vidi, nevis vienu ar skaļu mūziku, mirgojošām gaismām vai īpaši modernu interjeru. Jaunākai auditorijai var būt lielāka iespēja baudīt klubu vai bailīgu bāru vai restorānu. Padariet savu vietni interesantus laulātajiem, ja viņi apmeklēs un ja pieaugošā apmeklētība ir viens no galvenajiem notikuma faktoriem.

Uzziniet tēmu

Ja konferencē ir tēma, sasaistiet izklaides pasākumu ar tēmu. Ja konferences tēma griežas ap sportu, turiet savu pasākumu vietējā vidusskolas sporta zālē ar veco grupu, lai izveidotu zeķu apiņu. Ja tēma ir jūras, rezervējiet kokteiļu kruīzu. Pasākuma sasaistīšana konferences tēmā palīdz radīt nepārtrauktību un parāda, ka strādājat ar organizāciju, lai izpildītu konferences mērķi.

Izvēlieties vietu

Ja izklaides mērķis ir palielināt apmeklējumu skaitu, izvēlieties vietu, kas interesēs viesus, meklējot vietnes, kuras viņi nevar nokļūt mājās. Turiet kokteiļu ballīti vietējā muzejā vai botāniskajā dārzā. Viesi var nokļūt restorānā vēsturiskā pilsētas daļā, par kuru viņi jau agrāk ir dzirdējuši. Ja tīkla izveide ir kritiska, neizvēlieties skaļu vietni. Ļaujiet ērti nokļūt, organizēt autobusu vai turp un atpakaļ, ja vietne nav gājiena attālumā vai laika apstākļi būs slikti.

Loģistika

Uzziniet, kāds ir jūsu budžets, lai noteiktu, cik daudz varat tērēt pārtikai un dzērieniem, transportam, telpu nomai, audiovizuālajam un dekoratīvajiem materiāliem. Sazinieties ar potenciālajām vietām un saņemiet izmaksas par telpu nomu, pārtiku un dzērieniem un AV. Pārrunājiet savu līgumu, meklējot zemākās garantijas, kamēr nebūs labākas priekšstati par savu apmeklējumu. Daudzās vietās tiks pieprasīts minimālais pārtikas un dzērienu daudzums, un galīgā garantija ir jāmaksā 24 līdz 48 stundas pirms pasākuma.